國家檔案局第22號(hào)令《電子檔案管理辦法》自11月1日正式實(shí)施。為幫助大家深入理解《辦法》的具體條文意圖、實(shí)施范圍及實(shí)際操作，我們特地準(zhǔn)備了《電子檔案管理辦法》解讀與分析系列短文。今天，我們將接著探討“《電子檔案管理辦法》的第三章整理、歸檔與規(guī)范化等。
第三章針對電子文件的整理與歸檔提出了全面的管理規(guī)范。各單位在歸檔時(shí)需確保文件符合整理要求，采集和保存所有相關(guān)元數(shù)據(jù)，并遵循開放標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)范，以利于電子文件的長期保存。條款中的清點(diǎn)、檢測、審核等步驟則形成了文件從生成到歸檔的雙重驗(yàn)證機(jī)制，保障了檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和可靠性，使電子檔案的整理和歸檔過程符合國家標(biāo)準(zhǔn)并具備可操作性。
第十四條規(guī)定了各類組織機(jī)構(gòu)在整理電子文件時(shí)，應(yīng)明確其歸檔范圍、保管期限以及分類方案，并納入單位的檔案管理制度。這意味著電子文件整理與歸檔須根據(jù)單位的實(shí)際情況和法律規(guī)定，確定哪些文件應(yīng)歸檔及保存期限，并形成檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理的系統(tǒng)性和可操作性。
第十五條明確了歸檔范圍內(nèi)電子文件從形成、辦理到存儲(chǔ)的全過程管理要求。文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需具有歸檔功能，且符合國家標(biāo)準(zhǔn)，確保文件真實(shí)、完整、可用、安全。文件系統(tǒng)要能夠支持電子文件的收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)操作，使得歸檔操作與單位日常工作相融合，并在技術(shù)上確保文件在歸檔環(huán)節(jié)中的無損轉(zhuǎn)移和存儲(chǔ)。
第十六條要求電子文件應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，且歸檔格式應(yīng)具備開放性、通用性和可轉(zhuǎn)換性等特征，以支持長期保存。這條規(guī)范確保了電子檔案不受特定軟件或硬件的限制，增加了電子檔案在長期保存中的通用性和未來適應(yīng)性。文件和元數(shù)據(jù)格式應(yīng)遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等方面具備完整性和一致性。
第十七條規(guī)定電子文件形成部門在文件形成和收集時(shí)需完成保管期限鑒定、分類、命名等操作，并完整采集文件的元數(shù)據(jù)，禁止使用非開放的壓縮或加密技術(shù)。這一要求確保了電子文件管理的透明度和開放性，避免因技術(shù)限制影響文件的后續(xù)管理和利用。尤其是黨政機(jī)關(guān)文件的歸檔要求去除電子印章的數(shù)字簽名信息，確保文件本身信息的長期有效。
第十八條強(qiáng)調(diào)在歸檔提交之前，電子文件形成部門和檔案管理部門要對文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行清點(diǎn)、登記和檢測。檢測的目的是確保文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)無誤后提交歸檔。這一操作流程確保了文件歸檔時(shí)的雙重審核制度，避免文件歸檔中的信息遺漏或錯(cuò)誤。
第十九條要求檔案管理部門對接收的電子檔案進(jìn)行審核，編制檔號(hào)并確認(rèn)保管期限，以確保檔案符合規(guī)范化管理的要求。檔案管理部門對歸檔文件的二次審核，包括檔號(hào)編制和期限確認(rèn)等工作，強(qiáng)化了檔案系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化管理，確保檔案分類存儲(chǔ)有序，便于日后檢索和使用。
第三章針對電子文件的整理與歸檔提出了全面的管理規(guī)范。各單位在歸檔時(shí)需確保文件符合整理要求，采集和保存所有相關(guān)元數(shù)據(jù)，并遵循開放標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)范，以利于電子文件的長期保存。條款中的清點(diǎn)、檢測、審核等步驟則形成了文件從生成到歸檔的雙重驗(yàn)證機(jī)制，保障了檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和可靠性，使電子檔案的整理和歸檔過程符合國家標(biāo)準(zhǔn)并具備可操作性。
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